Что означает буквенный код ов в табеле. Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения. Коды обозначений отгулов за свой счет

С 2013 года учет рабочего времени персонала многими предприятиями ведется с использованием собственных бланков. Для их разработки следует опираться на унифицированную форму.

Для составления табелей применяются условные символы. Обязательные обозначения законом не предусмотрены. Имеющаяся кодировка носит лишь рекомендательный характер и может изменяться пользователями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поскольку правила заполнения табеля учета рабочего времени в некоторых ситуациях регулируется недостаточно четко, кадровикам и бухгалтерам приходится решать вопросы их отражения в регистре самостоятельно.

Назначение документа

Трудовой кодекс РФ требует от всех работодателей ведения учета времени, отработанного его персоналом. Табелирование обязательно как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность для самого предприятия и ответственных лиц.

Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.

Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании.

С его помощью контролируется:

• трудовая дисциплина;
• нормативная длительность рабочей недели;
• продолжительность сверхурочных работ;
• труд в выходные дни.

Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться. Главное правило – итоговая сумма часов за отчетный период, к примеру, квартал должна соответствовать требуемому размеру.

Табель является основным документом, используемым трудовой инспекцией для проверки. Кроме того, на его основе формируется статистическая отчетность по труду и кадрам для государственных органов.

Кто ответственен за заполнение

В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, . На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.

Отличие форм Т-12 и Т-13

Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением. Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой. Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.

Форма №Т-12 является универсальной. В нее включен дополнительный раздел для отражения информации о производимых расчетах для выплаты заработной платы. В случае ведения расчетов отдельно, он не заполняется.

Образец заполнения формы Т-12:

Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2019 году

На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.

Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2019 году:

Как видно, обозначения в табеле учета рабочего времени имеют важное значение. Законодательных требований к шифровке нет, поэтому она может меняться в зависимости от потребностей организации и удобства табелирования. Можно придумывать собственные условные коды. Главное, чтобы верным был учет и его итоговые показатели.

Выходные дни в командировках

В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).

Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.

Больничный

Если сотрудник находится на больничном, он считается временно нетрудоспособным. Поэтому в табеле учета пропущенное время отмечается кодом «Б». При этом разницы в рабочих и выходных днях нет.

Аналогичным образом регистрируются , по уходу за грудным ребенком, неоплачиваемый отдых.

Отпуск

Для обозначения выходных праздничных дней во время ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска (ОТ и ОД) применяется буквенный символ «В», означающий выходной день и нерабочий праздничный день. Основанием такого правила являются нормы ТК РФ. Согласно статьи 120 нерабочие праздничные дни во время оплачиваемых отпусков не включаются в число календарных дней отдыха.

Порядок заполнения бланка

Новая форма табеля (0504421) представляет собой таблицу, состоящую из заголовочной, содержательной и оформляющей частей. В первой части указывается вид документа, номер корректировки и дата составления.

Работа по заполнению содержательной части табеля учета кропотливая. Выполнять ее нужно с особым вниманием. Для удобства можно применять метод сплошной регистрации явочного и неявочного времени.

Каждая графа заполняется соответствующим кодом. Одни символы применяются для отметки присутствия специалистов на работе и другие для их отсутствия. По всем пропускам необходимо отразить, какие были причины. Важно указание количества часов пребывания на рабочих местах.

Информация в табеле выглядит следующим образом: выходной день отмечается буквой «В», под которой указывается «О», рабочий – «Я» с количеством часов, к примеру, «6».

Причины неявки на работу отмечаются аналогично выходным дням. Причем это могут быть как служебные командировки, так и прогулы по невыясненным причинам. Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками.

Такая регистрация значительно упрощает процедуру расчета, поскольку все нужные для него цифры систематизированы и наглядно показаны. Это позволяет избегать путаницы и допуска ошибок, что особенно важно для специалистов с небольшим стажем.

Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.

В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.

НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы НБ 35 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36 Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) Х 37 Открыть в формате Word временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях предусмотренных законодательством образец заполнения табеля учета рабочего времени обозначение отпуска в табеле образец табеля учета рабочего времени Вид документа:

• Методическое пособие

Ключевые слова:

• табельный учет
• табель учета рабочего времени

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Внимание

Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.

Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании. С его помощью контролируется:

• трудовая дисциплина;
• нормативная длительность рабочей недели;
• продолжительность сверхурочных работ;
• труд в выходные дни.

Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться.

Онлайн журнал для бухгалтера

Т-12) Образец заполнения формы Т-12: Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2018 году На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. могут применяться как буквенные, так и цифровые.
Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее. Табель учета рабочего времени (бланк Т-13) Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13) Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2018 году: Цифровые коды Буквенное обозначение Расшифровка Рекомендации по применению 01 Я Рабочие часы Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта.

Страница не найдена

ОД Дополнительный оплачиваемый отдых Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. 11 У Учебный отпуск с сохранением зарплаты Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д.
12 УВ Укороченное время труда Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. 13 УД Отпуск для учебы без сохранения зарплаты Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. 14 Р Отпуск в связи с беременностью и родами. 15 ОЖ Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). 16 ДО Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул).

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка? Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий - это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда. В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

У 16 9 Сокращенное время работы для учащихся УВ 17 10 Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда УД 18 11 Отпуск по беременности и родам р 19 12 Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) оч 20 13 Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) ож 21 14 Неоплачиваемый отпуск до 22 15 Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом ОЗ 24 16 Больничный Б 25 17 Неоплачиваемая нетрудоспособность т 26 18 Часы сокращения работы лч 27 19 Простои (по причинам, не связанным с работником) вп 28 20 Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) г 29 21 Прогулы без уважительной причины ПР 31 22 Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) НС 32 23 Выходные дни в 33 24 Забастовки ЗБ 34 25 Неявки по неясным причинам НН 35 В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Буквенные обозначения в табеле

Инфо

Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов. Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая.

Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им. Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться.

Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги.

Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение - «О». Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО). 4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске? Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. 5.

Обозначения в табеле учета рабочего времени 2015

Б», цифровой (19);

• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени.

Обозначения в табеле учета рабочего времени беларусь

Важно

Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать? Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек. Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо. Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом. Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию. Работодатель несет ответственность за всех. 8.

Обозначения в табеле учета рабочего времени украина

Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку. Обычное заполнение бланка Заполнение табеля - работа кропотливая, требующая внимания.
Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок. В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы. В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Для того чтобы понять, какой вид времени (работа, выходной, праздник и т.д.) отражен в табеле рабочего времени, используют определенные коды – буквенные или цифровые. Буквенные используются чаще, поскольку визуально они более информативные.

Табель учета рабочего времени: обозначения в 2018 году

Унифицированные условные коды можно найти в бланке табеля Т-12.

Все обозначения в табеле условно можно разделить на две группы:

• Коды, которые обозначают вид рабочего времени, когда работник исполнял свои должностные обязанности;
• Коды, которыми обозначаются периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Поскольку в настоящее время использовать унифицированные бланки табелей необязательно, то и коды предприятие может установить самостоятельно. Можно также дополнить унифицированный список своими кодовыми обозначениями.

Обратите внимание! Если предприятие устанавливает какие-то свои коды, это обязательно должно быть отражено в локально-нормативных документах.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Большинство предприятий пользуется все же унифицированными буквенными обозначениями в табеле, поскольку они наиболее удобны в использовании и предусматривают практически все ситуации.

Коды для обозначения рабочего времени

Для обозначения рабочего времени используются следующие коды:

• «Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
• «Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
• «РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
• «К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
• «С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
• «РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.

Это наиболее часто использующиеся коды.

Коды для обозначения отсутствия работника

Для обозначения времени, когда человек не исполняет свои должностные обязанности, используют следующие буквенные обозначения:

• «В» - выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
• «Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
• «ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
• «ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
• «Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
• «У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
• «ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
• «ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
• «НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.

Подробнее нужно рассмотреть такой вид времени отсутствия человека на рабочем месте как отгул. Обозначение в табеле для него не установлено. Оно будет зависеть от того, как документально оформлен отгул.

Дело в том, что такое понятия как отгул в ТК РФ отсутствует, по умолчанию этим термином обозначаются следующие виды отдыха:

• Предоставление дня отдыха в удобное для работника время, в случае, когда он работал в свои выходные (обозначается кодом «В»);
• Один день, предоставляемый работнику за свой счет (обозначается кодом ОД);
• Невыход сотрудника на рабочее место по договоренности с работодателем, только по заявлению, без отражения в табеле (будет отражаться буквой «Я»). Хотя данный случай идет вразрез с трудовым законодательством.

Для того чтобы установить какой вид времени отражен в табеле используют буквенные коды. Их можно найти в унифицированном табеле Т-12. Работодатель не обязан их использовать, а может утвердить свои условные обозначения.

Обозначения в электронном и печатном табеле учета рабочего времени ставятся при помощи букв или цифирных кодов. Табель заполняется в зависимости от того, как ведется учет в компании. Нюансы фиксируются во внутренних нормативных актах. Однако есть стандарт, которого необходимо придерживаться всем крупным предприятиям. Период времени, который действует один табель, – месяц.

Формат

В табеле фиксируется фактически отработанное время каждого сотрудника. В него можно занести опоздание, прогул, больничный, отпуск. В конце каждого рабочего месяца подводятся итоги. Такой формат ведения дела особенно удобен для тех компаний, в которых работает не один десяток сотрудников, и следить за всеми невозможно. Для занесения сведений используется бланк формата Т-12. Если организация коммерческого типа, то для нее может быть разработан бланк в индивидуальном порядке. Документ регулируется российским законодательством.

В том случае, если документация ведется в электронном виде, нет необходимости распечатывать бумаги. Документы могут находиться только на компьютере. Однако нет ограничений по поводу того, чтобы вести табель в печатном виде, без электронной копии.

В табеле учета рабочего времени могут использовать уникальные коды, которые установлены в конкретной организации, а не только стандартные условные обозначения. Крупные компании при необходимости имеют право придумать свои обозначения. Главное, чтобы они были зафиксированы.

В больших организациях часто используется метод сплошной регистрации и отклонений от принятого в компании рабочего графика в 2019 году.

1. Отмечается явка или неявка сотрудника. Каждый день рабочего месяца заносится в табель отдельной строкой. Буквами или цифрами отмечается количество отработанных за день часов.
2. Заносятся опоздания, прогулы и отработанные сверхурочно часы.

Важно! Табель можно использовать только в том случае, если на предприятии стандартный, неизменный график работы. Если он регулярно меняется, применять такой метод не получится.

Заполнение

Если используется стандартная форма Т-12, то в нее вносятся следующие сведения.

1. Во вторую и третью графу вносятся такие сведения о работнике, как ФИО, занимаемая в компании должность и табельный номер, который присваивается каждому отдельно.
2. Четвертная графа предназначена для того, чтобы вносить туда символ – явился или нет сотрудник на работу в определенный день.
3. В пятой графе указывается количество отработанных часов за 2 недели.
4. В шестой графе указывается количество отработанных часов за полный месяц.

Для заполнения используются стандартизированные условные цифирные или буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Компания может использовать и свои уникальные коды, если необходимо фиксировать то, что не учитывается в стандартных. Обычно организациям хватает имеющихся сокращений, так как их много. Расшифровка некоторых из них представлена ниже.

1. Если сотрудник работает дневную смену и явился на работу, в табель заносится буква «Я». Ночная смена обозначается как «Н». Также могут использоваться и цифирные обозначения: дневная смена – 01, ночная – 02. Продолжительность смены указывается в другом столбце.
2. Если сотрудник вышел на работу в праздничные и выходные дни, в табель заносится пометка «РП» или 03. Указывается, сколько времени он провел на работе.
3. Если человек прогулял работу (для пропуска не было серьезных причин), то в табеле отмечается «ПР». Для такой отметки используются цифры – 24.
4. В случае если человек не явился на работу, на пока не выяснены причины его пропуска, ставится отметка «НН» или код 30.
5. Выходные отмечают как «В» или
6. Основной отпуск в табеле отмечается «ОТ» или 09. Указывается, сколько времени отпуск длится.
7. Если отпуск предоставлен в связи с беременностью и родами, ставится отметка «Р» или 14. Отпуск по уходу за ребенком – «ОЖ» или 15.
8. Некоторым сотрудникам приходится брать отпуск, чтобы сдавать сессии. Иногда в таких случаях зарплата не сохраняется. Обозначается это «УД» или 13.

В табель заносятся командировки, поездки по повышению квалификации, выходные и праздники, сверхурочные часы, временная нетрудоспособность. Каждый день в рабочем месяце должен быть отмечен.

Все пометки вносит ответственный за это человек. Если в табеле допущена ошибка, необходимо зачеркнуть неверную информацию, сверху написать правильную, поставить пометку, когда были сделаны исправления, и оставить подпись.

Каждое структурное подразделение должно иметь собственный табель учета рабочего времени. В бухгалтерию документы передаются 1-го и 15-го числа каждого месяца, чтобы произвести расчет сотрудников исходя из данных, которые занесены в табель. Производится счет всех отработанных часов. По отметкам можно определить, кому полагается надбавка, если человек работал сверхурочно, в праздничные или выходные дни. Также по табелю определяется, кто отработал меньше положенного времени – прогуливал или постоянно опаздывал. Без учета невозможно определить, кто работает на совесть, а кто постоянно нарушает график.

Редкие буквенные сокращения и коды

Некоторые коды используются реже, чем остальные, поэтому с ними могут возникнуть трудности. Например, многие задаются вопросом, что обозначает «ДО» или код 16. Это отпуск, который выдается сотруднику по согласию нанимателя. Предоставляется такой отпуск без сохранения заработной платы. Подобные ситуации возникают на предприятиях редко, поэтому буквенные обозначение в табеле учета рабочего времени не является популярным. Предоставление отпуска за свой счет должно согласовываться с нанимателем. Он может отказать сотруднику его предоставлять. На какой срок берутся выходные, тоже решается в индивидуальном порядке.

Иногда работа на предприятии остановлена из-за сотрудника, и причин на это может быть много. В таком случае в табель виновника вносится обозначение «ВП» или код 33.

Человек может заболеть и стать временно нетрудоспособным. Предприятие выплачивает ему пособие. То время, которое сотрудник не работает и получает пособие, вносится в табель – «Б» или 19. Если пособие не назначается, пометка в табеле другая – «Т» или 20.В некоторых случаях это длится несколько лет. Сколько времени Т пометка держится в табеле, если человек не может начать работать, зависит от руководителя. Он может уволить этого сотрудника.

В табель заносятся все ситуации. Нельзя не прийти на работу, даже если была серьезная причина. В документ поставят соответствующую пометку. Если пропуск оправданный, а сотрудник предоставит доказательства, в табель не поставят пометку о прогуле, однако о пропуске будет указано, ведь человек в этот день не работал. Если сотрудник уйдет с рабочего места раньше времени, то и это будет отмечено – указано время, которое он присутствовал на работе. Сотрудникам и руководителям следует внимательно относиться к этим нюансам.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

На основании ст. 91 Трудового кодекса РФ все работодатели должны контролировать, сколько часов по факту отработал каждый их подчиненный. Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. была утверждена специальная форма «Табель учета рабочего времени».

Вы узнаете:

• Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году.
• Какие обозначения используются.
• Как заполняется табель учета рабочего времени при совместительстве.
• Как отмечаются отпускные дни в табеле учета рабочего времени.
• Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени.
• Как правильно отразить больничный в табеле учета рабочего времени.
• Какие вопросы возникают у кадровиков при заполнении табеля учета рабочего времени.
• Какие наиболее частые ошибки допускают кадровики при ведении табеля учета рабочего времени.

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году

Табель учета рабочего времени является одним из важнейших кадровых документов. Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени. При этом не имеет значения, в каком направлении работает компания и какая у нее форма собственности. В табеле отражают количество часов и дней (смен), отработанных персоналом. Форма табеля учета рабочего времени может быть как бумажной, так и электронной.

Скачать табель учета рабочего времени

Информация, отраженная в табеле учета, должна быть заверена. Поэтому перед полным переходом на электронный учет следует оформить электронные подписи ответственных сотрудников: начальника структурного отдела, специалиста кадровой службы и табельщика.

В 2018 году для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 или Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России.

Формы отличаются друг от друга. Т-12 - это универсальный вариант, который используют не только для учета рабочего времени, но и для расчета и начисления зарплаты персоналу. Когда заполняют раздел «Расчет с персоналом по оплате труда», вписывают коды вида оплаты в табеле по форме Т-12.

Табель по форме Т-13 ведут для учета рабочего времени, если в компании действует автоматическая система (турникет) явок-неявок.

Работодатель вправе пользоваться собственными бланками, предназначенными для аналогичных целей.

Важно: самостоятельно разрабатывать учетные формы вправе лишь коммерческие предприятия. Государственные и бюджетные организации применяют типовую форму № 0504421 (согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).

Если мы говорим о небольшой компании с малой численностью персонала, то можно использовать один общий табель. Если предприятие масштабное, для каждого структурного подразделения обычно заводят отдельный табель учета. Оформляет его ответственный сотрудник, который занимается ведением учета рабочего времени (табельщик), бухгалтер, специалист кадрового отдела или любое другое должностное лицо.

Чтобы автоматизированно учитывать рабочее время, используют форму Т-13, состоящую лишь из одного раздела.

Скачать образец табеля учета рабочего времени по формату T-13

Необходимо соблюдать все установленные правила, когда вы создаете табель учета рабочего времени. Бланк, который предприятие составило по любой указанной форме, может быть дополнен нужными видами сведений - это определяет работодатель. Основное условие - наличие обязательных реквизитов, а именно:

• даты составления и наименования документа;
• полного названия компании и ее структурного подразделения;
• единиц, в которых измеряется время, отработанное сотрудниками;
• должностей, ФИО и личных подписей работников, ведущих учет.

Тест и планировщик, которые помогут успеть все за полдня

Консультант «Газпрома» подробно объяснил для редакции журнала «Коммерческий директор», как справляться со всеми делами вдвое быстрее. Тест поможет вам проверить, как вы управляете временем, а автоматизированный планировщик – быстро разобрать задачи.

Какие обозначения используются в табеле учета рабочего времени

На титульном листе унифицированной формы представлен детальный список условных обозначений, используемых при заполнении табеля. Чаще всего встречаются такие цифровые коды или их буквенные аналоги:

• 01 (Я) - работа в дневное время;
• 02 (Н) - работа в ночное время;
• 03 (РВ) - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• 04 (С) - сверхурочный труд;
• 05 (ВМ) - вахтовый метод;
• 06 (К) - ;
• 07 (ПК) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• 08 (ПМ) - повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
• 09 (ОТ) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• 10 (ОД) - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• 11 (У) - учебный отпуск с сохранением зарплаты (проставляется в табеле учета рабочего времени сотрудников, которые совмещают работу и учебу в 2018 г.);
• 12 (УВ) - сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
• 13 (УД) - учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• 14 (Р) - отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• 15 (ОЖ) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
• 16 (ДО) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
• 17 (ОЗ) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
• 18 (ДБ) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
• 19 (Б) - временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
• 20 (Т) - временная нетрудоспособность без назначения пособия;
• 24 (ПР) - прогул;
• 26 (В) - выходной или нерабочий праздничный день;
• 30 (НН) - неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Код «30» ставят до выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. К примеру, если становится известно, что работник заболел, и этот факт подтверждает справка из медучреждения, код «30» или «НН» меняют на «19» или «Б».

Если компании мало типового перечня кодов, чтобы отражать производственные ситуации, она в любой момент вправе внести дополнения. Для закрепления корректировок выпускают приказ. Это предусматривает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

Скачать образец приказа о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени

Правильное ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени можно вести 2 способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• регистрацией различных отклонений.

Выбор способа зависит от трудового распорядка. Систему ведения табеля учета рабочего времени устанавливают при формировании учетной политики предприятия, которую регламентирует приказ руководства. В учетной политике фиксируют, в течение какого времени табель нужно предоставлять в бухгалтерию.

Если табель учета использования рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок и неявок , то в документе в отдельных клетках отмечают календарные дни месяца. Обязательно проставляют коды явок и неявок, под которыми указывают общее количество отработанных сотрудником часов.

Если используют метод регистрации отклонений , в документе отражают лишь отступления от установленного рабочего времени (если они зафиксированы). В нем отмечают неявки, опоздания, сверхурочные часы. Неявки всегда учитываются в днях. В верхней строчке графы фиксируют код условных обозначений. Нижние графы не заполняют.

Если продолжительность дня и смены остается неизменной, фиксируют только отклонения от норматива времени (неявки, опоздания). Если продолжительность работы нормальная, фиксировать можно лишь неявки на работу.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, ему присваивают два табельных номера и два раза вписывают его в документ - как совместителя и как основного работника. Рассмотрим правильное заполнение табеля учета рабочего времени на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12.

При заполнении табеля пользуются цифровыми или аналогичными буквенными кодами. Отметим, что табель учета в разных компаниях могут вести по разным правилам.

Пример ведения табеля учета:

• номер работника по порядку (1);
• Ф. И. О, должность или специальность (2);
• табельный номер (3).

В 4 и 6 графах есть строчки, где нужно указывать, сколько времени ежедневно работает каждый сотрудник в течение месяца. В верхней строчке проставляют код временных затрат на конкретную дату (4). В нижней строке отражают длительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах (5). Если требуется, увеличивают количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени. В верхних строчках 5 и 7 проставляют количество отработанных дней (6), а в нижних - общее количество отработанных за полмесяца часов (7).

По результатам каждого месяца для работника вносят общее количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Далее устанавливают, сколько сверхурочных часов было у сотрудника (11). Заполнять табель учета лучше в таком же порядке, чтобы не ошибиться.

К ночным часам относят период с 22:00 до 6:00. Подсчитайте, сколько в сумме ночных часов отработал сотрудник за учетный период и включите получившееся число в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, отработанных в выходные или праздничные дни (если на них выпал рабочий период (13).

В 14 графе обозначьте все неявки. В верхнюю строчку внесите количество дней (14), в нижнюю - количество неотработанных часов (15). В графу 15 занесите код (16), а в графу 16 - количество дней и часов неявки, указав код (17). Далее в табеле должны расписаться ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени (18), начальник отдела (19) и сотрудник кадровой службы. Обязательные реквизиты - наименование должностей этих лиц и их личные подписи с расшифровкой.

После указанных процедур лицо, отвечающее за ведение табеля, отдает документ бухгалтерскому отделу. На основании табеля работникам рассчитывают и начисляют зарплату.

Важно! Основанием для включения в табель или исключения из него работника должны быть документы по кадровому учету, например приказ об увольнении, приеме на работу, трудовой договор. Обязательное требование - документальное подтверждение отметки о причинах несоблюдения режима.

Основанием для внесения отметки может быть приказ, больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, предупреждений о простое и т. д. В табеле не должно быть отметок об оказании услуг на основании гражданско-правовых договоров.

• 10 советов о том, как управлять сотрудниками отдела продаж

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по общим правилам. Количество часов, отработанных совместителем в тот или иной день, отражают в ячейках с соответствующими датами. Выходные дни отмечают кодом «В», отпуск - пометкой «ОТ», дни больничного, подтвержденные документально, - «Б».

Табель учета рабочего времени совместителя разрабатывают по особым правилам. Известно, что российское законодательство запрещает совместителям работать в учреждении больше чем на полставки. То есть по сравнению с другими сотрудниками совместитель обязан работать меньше.

Если на предприятии действует стандартная пятидневная рабочая неделя, то в течение каждого рабочего дня совместитель вправе работать 4 часа. При скользящем или сменном графике ежедневно он может работать разное количество часов. Главное, чтобы не превышалась общая норма нагрузки.

Остановимся на правилах заполнения табеля учета для совместителя.

1. Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по тем же правилам, что и у обычных сотрудников. Табель учета рабочего времени (в Excel или в другой программе) оформляют по одним и тем же требованиям.
2. Совместитель не может работать больше, чем предусматривает его нагрузка.
3. В разные рабочие дни сотрудник вправе трудиться разное количество часов - все зависит от графика как на дополнительном, так и на основном месте работы.
4. Если в какой-либо из дней совместитель не работает на основном месте, он вправе работать как совместитель полный день (не превышая общий норматив часов).

Отработанное как внутренними, так и внешними совместителями время учитывают по общим правилам. Отличия заключаются лишь в количестве отработанных часов. Но между учетом рабочего времени внутренних и внешних совместителей различия есть.

Мы знаем, что внешним совместителем называют сотрудника, основное место работы которого - другая организация. То есть табель учета рабочего времени для него должен включать в себя лишь одну строку - должность, которую совместитель занимает в данной компании.

Внутренний совместитель - это сотрудник, занимающий в одном и том же учреждении две должности. Соответственно, его рабочее время по одной и второй должности фиксируют в одном и том же табеле учета. Важно, что отработанное время по каждой из должностей следует учитывать в отдельном порядке. Суммировать отработанные по совместительству часы запрещено. Табель учета рабочего времени содержит отдельные колонки с кодом «СВ».

Ниже мы приведем примеры работы по совместительству с пятидневкой для внешних совместителей, работу по стандартному режиму для внутренних совместителей, а также работу внутреннего совместителя с пятидневной рабочей неделей по основной должности и скользящим графиком по дополнительной.

Порядок учета рабочего времени внешнего совместителя (Петрова Д. А., бухгалтер) при работе по совместительству по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отработано

Иванова Е. С. Секретарь

Петрова Д. А., бухгалтер

Порядок учета отработанного времени внутренним совместителем при работе по пятидневной рабочей неделе по основной должности и скользящему графику по дополнительной:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., процедурная медсестра, постовая медсестра

Порядок учета рабочего времени внутреннего совместителя по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., секретарь, инспектор отдела кадров

Как отразить отпуск в табеле учета рабочего времени

Отмечать информацию о фактически отработанных часах и об отдыхе можно в типовых табелях, а также в документах, которые работодатель сформировал сам.

Как правило, специалисты кадрового отдела пользуются готовыми формами. На это есть несколько причин: их удобнее всего применять, их не нужно отдельно утверждать и согласовывать, и в ходе проверок инспекторы ГИТ не задают в их отношении никаких вопросов. Чтобы фиксировать отработанное время, можно использовать формы Т-12, Т-13 или ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени». Табель формы Т-12 необходим для расчета зарплаты за проработанное время.

В табель учета рабочего времени заносят сведения о явке и неявке сотрудника на работу и количестве отработанных им часов. Явки и неявки специалиста классифицируют отдельно (работа ночью, в выходной, отпуск за свой счет и т. д.), так как от вида отработанного времени, а также от причины неявки на работу напрямую зависит сумма его заработной платы.

Фиксировать в табеле учета рабочее время и отпуска может отдельный ответственный за это сотрудник, к примеру табельщик, специалист по кадрам или бухгалтер. Эта обязанность должна быть прописана в трудовом соглашении с соответстующим сотрудником. Также можно издать приказ о назначении специалиста, ответственного за ведение учета.

Формы Т-12 и Т-13 - это таблицы, каждая строчка в которых отведена отдельному работнику. Столбцы предназначены для внесения дат. В соответствующей ячейке каждого дня проставляют код из букв и цифр, отражающий вид рабочего или нерабочего времени. В ячейке ниже отмечают, сколько именно часов отработал сотрудник.

Условные обозначения для отражения отпуска в табеле учета рабочего времени:

Всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Его предоставляют каждый год в порядке очереди (исключение составляют несколько категорий сотрудников, которые вправе выбирать даты на свое усмотрение). В ряде ситуаций, если работник и работодатель приходят к соглашению, отпуск делят на части или переносят на следующий год.

Несмотря на то, что график всегда формируют заблаговременно (за две недели до нового календарного года), отпускные дни в табеле учета рабочего времени не стоит указывать заранее. Если работник выйдет из отпуска раньше времени или заболеет, в табель придется вносить соответствующие изменения.

После ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск работник, отвечающий за ведение учета, ежедневно обязан вписывать в табель код ОТ или 09.

Работники определенных категорий вправе брать не только ежегодный 28-дневный отпуск, но и дополнительное оплачиваемое время. Такой отдых можно взять вместе с основным отпуском , его частью или отдельно.

Право пользоваться дополнительными отпускными днями есть у специалистов, работающих:

• по ненормированному рабочему дню (если данное условие прописано в трудовом договоре) - 3 календарных дня и больше;
• во вредных (2, 3, 4 степень) или опасных условиях труда - 7 и более календарных дней;
• в особых условиях труда (список сотрудников и длительность дополнительного отпускного периода устанавливает Правительство РФ).

Важно! В табель учета рабочего времени дополнительный отпуск нужно вносить в отдельном порядке, даже когда дополнительные дни идут сразу за основным отпуском. Для этого ставят код ОД или 10.

Российское законодательство разрешает сотрудникам брать не только ежегодный основной и дополнительный отпуск, но и пользоваться:

• неоплачиваемым отпуском;
• учебным отпуском (при котором сохраняется средняя заработная плата, заработок не сохраняется или выплачивается частично);
• отпуском по беременности и родам для женщин;
• отпуском по уходу за ребенком.

Рассмотрим, как каждый из этих отпусков фиксируют в табеле учета рабочего времени.

На основании ст. 128 Трудового кодекса РФ каждый сотрудник вправе попросить работодателя о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска в определенный день/дни, чтобы решить личные вопросы. Речь идет о так называемом отдыхе за свой счет. Работодатель сам решает, предоставлять работнику такой отпуск или нет. Если сотрудник берет неоплачиваемый отпуск, в табеле учета ставят код ДО или 16.

В этой же статье (ст. 128 Трудового кодекса РФ) сказано об обязанности работодателя в ряде ситуаций предоставлять отпуск за свой счет по просьбе сотрудника. Право на такой отдых есть:

• у работающих пенсионеров (по возрасту). Ежегодно они могут брать не более 14 календарных дней отпуска;
• у родителей и супругов военнослужащих, работников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможни, работников учреждений и органов УИС, лиц, которые погибли или умерли в результате ранения, контузии или увечья, полученных при выполнении воинских обязанностей или в итоге болезни, связанной с прохождением воинской службы, - до 14 календарных дней ежегодно;
• у работающих инвалидов - 60 календарных дней ежегодно;
• у сотрудников, у которых рождается ребенок, регистрируется брак, умирают близкие родственники - до 5 календарных дней.

Такой отпуск без сохранения зарплаты в табеле фиксируют в виде кода ОЗ или 17.

Дополнительным отпуском, при котором сохраняется средний заработок, на основании ст. 173 Трудового кодекса РФ вправе пользоваться сотрудники, работающие и при этом получающее высшее или среднее профессиональное образование очно-заочно или заочно, то есть не отрываясь от работы.

Руководитель обязан предоставлять учебный отпуск, чтобы сотрудники могли пройти:

• промежуточные сессии - от 20 до 50 календарных дней на каждом курсе;
• итоговую государственную аттестацию - от 2 до 4 месяцев.

Основание для предоставления отпуска - документы из учебного заведения.

Чтобы зафиксировать учебный отпуск с сохранением зарплаты, в табеле учета рабочего времени ставят код У или 11.

Сотрудники, обучающиеся очно, вправе требовать у работодателя предоставление учебного неоплачиваемого отпуска, чтобы пройти вступительные испытания или сессии. Учебный отпуск отражают в табеле учета рабочего времени в виде кода УД или 13.

В табеле учета рабочего времени нужно также фиксировать декретный отпуск.

Женщины имеют право брать отпуск по беременности и родам . Основанием для предоставления таких отпусков становится листок нетрудоспособности. Взять отпуск сотрудница может за 70 или 84 дня (если беременность многоплодная) до предполагаемой даты родов или же сразу после них. Но суммарно такой отпуск должен быть равен количеству дней, определенных законодательно (ст. 255 Трудового кодекса РФ): от 140 до 194. В табеле учета рабочего времени отпуск по беременности и уходу за ребенком обозначают буквой Р или цифрой 14. Этот же код ставят сотруднику, который усыновил ребенка и в связи с этим берет отпуск.

Когда истекает отпуск по беременности и родам, один из родителей или иное лицо, присматривающее за ребенком (бабушка, дедушка, опекун), вправе воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В период этого отпуска предприятие сохраняет за сотрудником место и выплачивает ему пособие.

В форме Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком обозначают в виде кода ОЖ или 15.

Как отразить отгул в табеле учета рабочего времени

На основании действующего законодательства компании обязаны строго учитывать трудовую деятельность персонала. Именно поэтому руководители должны заносить в табель учета рабочего времени каждый отгул.

Компании в России вправе устанавливать собственные правила по заполнению формы Т-12 или Т-13 и фиксировать их в инструкции или руководстве. Перед отражением отгула в табеле учета рабочего времени также необходимо выбрать коды. К общепринятым относятся:

• РВ, 03 - отработанное сотрудниками время в выходные и праздники.
• ОВ, 27 - оплачиваемые отгулы.
• НВ, 28 - неоплачиваемые отгулы.

Привлечь сотрудника к труду в нерабочий день можно лишь с его согласия. В этом случае издают специальный приказ со следующими разделами:

• Наименование компании.
• Дата принятия, номер и город, в котором располагается учреждение.
• Наименование документа (например, «О привлечении к работе в выходной день»).
• Обоснование приказа.
• Указания по привлечению конкретных работников и оплате труда по двойной ставке за 1 день свыше установленной заработной платы.
• Должность, ФИО и подпись сотрудника, который принял приказ.
• ФИО и подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Важно! С учетом информации в приказе в табеле отражают время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.

Если компания пользуется индивидуальной формой, на основании № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. отгул в табеле ставят в виде общепринятого или собственного кода.

Особенности труда и оплаты в нерабочие дни отражены в Трудовом кодексе РФ. Если табель заполнен верно, при расчетах с персоналом за отработанное время не возникает никаких сложностей.

Сотрудники любой компании время от времени вынуждены работать по выходным в силу разных причин - допустим, нужно срочно подготовиться к проверке или отгрузить поставленные товары.

Сотрудник вправе на свое усмотрение определять, какая форма оплаты за работу в выходной или праздничный день для него предпочтительнее. Он вправе претендовать на оплату по двойному тарифу или же согласиться на сумму, рассчитанную по однократному тарифу, но при этом потребовать выходной. Работодатель ни в коем случае не может влиять на решение работника.

При этом выдвигать подобные требования не могут сотрудники, у которых с компанией заключено срочное трудовое соглашение на срок не меньше 2 месяцев. В Трудовом кодексе РФ сказано, что за работу в выходные и праздники они могут получать лишь оплату по двойному тарифу.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ привлекать персонал к работе по выходным можно только в экстренных ситуациях. Предположим, нужно срочно выполнить задания, влияющие на дальнейшую работу компании. Если руководитель не соблюдает нормы Трудового кодекса РФ, он нарушает закон. Это грозит ему серьезными проблемами при проверке органов контроля.

Ниже представлен табель учета рабочего времени - образец заполнения отгула.

Номер по порядку

Табельный номер

Итого отработано за первую половину месяца

Иванова Е. В.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник находится на больничном

Очень часто в организациях возникает вопрос, связанный с правильным отражением больничного в табеле учета. Для корректного оформления больничного листа в табеле нужно учитывать:

• каким методом фиксируют явку или неявку на работу (сплошная регистрация или только регистрация отклонений);
• как нужно обозначать больничный в табеле (буквенный код «Б», цифровой код «19» - для графы 15 формы № Т-12).

Рассмотрим, как в табель вписывают больничный методом сплошной регистрации . В дни болезни работника, подтвержденные справкой из медучреждения, нужно проставить, к примеру, буквенный код «Б» в верхней половине строчки и количество проработанных по факту часов «0». Далее необходимо подвести итог по количеству отработанных дней и часов.

Ниже представлен образец обозначения больничного в табеле при использовании метода сплошной регистрации:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Пребывание сотрудника на больничном при методе регистрации отклонений отмечается в табеле:

• буквенным кодом «Б» в дни, подтвержденные справкой из медучреждения;
• буквенным кодом «В» в выходные.

Вот как в табеле отражают больничный методом регистрации отклонений:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Дубова Анастасия Христофоровна, менеджер по логистике

Также пользуются цифровыми кодами. В этом случае больничный в табеле в графе 15 формы № Т-12 обозначают так:

Количество неявок, дней (часов)	Из них по причинам
		Количество дней (часов)

Приведем поэтапную схему внесения больничного в документ:

Шаг 1. Сначала вы выбираете код обозначения, принятый в компании. Просмотрите код больничного в табеле («Б» или «19» для графы 15 формы № Т-12 или другая отметка, принятая в вашей организации). Чтобы вам было удобно, запомните эти коды или сохраните в своей таблице условных обозначений.

Шаг 3. Затем подсчитываете суммарное количество дней и часов, отработанных сотрудником. При этом из расчета исключите больничный и выходные дни (при отсутствии иных отклонений).

Больничный лист в табеле во время отпуска отражают так:

Шаг 1. Необходимо отметить отпуск до даты начала болезни сотрудника, указанной в справке о нетрудоспособности. Для этого используют буквенное обозначение «ОТ» (цифровой код «09» - для графы 15 формы № Т-12). В течение отпуска выходные не отмечают. Для подсчета отпуска используют календарные, а не рабочие дни (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

Шаг 2. Дни, в которые сотрудник был нетрудоспособен, отмечают буквенным кодом «Б».

Шаг 4. Нужно продлить отпуск: в табеле после последнего отпускного дня вписываем код «ОТ». Он означает количество последующих дней болезни. При этом нужно учесть определенные нюансы. В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник оказывается временно нетрудоспособен, ежегодный оплачиваемый отпуск или продлевают, или переносят на другое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Так как закон РФ разрешает или продлить, или перенести отпуск на другой срок с учетом пожеланий сотрудника, автоматически продлить его в связи с болезнью нельзя. Работодателю следует понять, чего хочет работник. Сотрудник при этом обязан высказать свое пожелание относительно продления или перенесения отпуска, подав соответствующее заявление.

Вопросы, часто возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Не во всех случаях руководство предприятий четко следует правилам, по которым заполняются, хранятся и используются формы Т-12 и Т-13. Приведем ответы на самые распространенные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при разработке табеля учета. Руководствуясь этой информацией, вы будете ошибаться меньше.

1. Какой срок хранения заполненного табеля рабочего времени?

Ст. 586 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», гласит, что срок хранения табеля не может составлять меньше 5 лет. Если же табелем пользовались, чтобы фиксировать рабочее время сотрудников тяжелых и вредных производств, срок хранения достигает 75 лет.

1. Какие этапы движения табеля необходимо предусмотреть при составлении локальных документов, регламентирующих правила его разработки и движения?

Табель учета проходит несколько этапов, а именно:

• сначала его оформляют;
• далее проверяют правильность составления;
• если все верно, передают для подписи;
• предоставляют бухгалтерии;
• передают для последующего хранения, соблюдая принятые в компании нормы (кадровому отделу, в архив и т. д.).

При составлении графика документооборота обязательно внесите в него всю учетную документацию, включая табель, и сделайте маленькую поправку на специфику оформления бланка (продолжительность составления, возможные задержки предоставления сотрудниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время на корректировку табеля).

1. Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

В соответствии с законом заполнять табель вправе не только табельщики (кроме того, далеко не в каждой организации есть такой специалист), но и другие уполномоченные лица. Вести табель учета рабочего времени может сотрудник кадровой службы, специалист по подбору персонала или руководитель структурного отдела. Все зависит от принятой в компании системы учета рабочего времени. Этот момент должен быть закреплен в должностной инструкции и трудовом договоре работника, заполняющего табель.

1. Как заполнить табель учета рабочего времени, если специалист работает удаленно ?

Даже если сотрудник выполняет свои обязанности удаленно, закон все равно обязывает работодателя учитывать его рабочее время (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Как уже было отмечено, фиксировать рабочее время в табеле можно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, а также методом регистрации только отклонений, таких как неявки, опоздания, сверхурочные часы и т. д. Чтобы учитывать время, отработанное специалистом на удалении, пользоваться можно любым методом.

Если на предприятии есть сотрудники, работающие дистанционно, правила учета их рабочего времени можно прописать в локальном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что при дистанционной работе обычно используют метод отклонений, поскольку у табельщика нет сведений о появлении сотрудника на работе. Если нет переработок и неявок, в табель включают лишь конечные данные об итогах работы сотрудника за 1 и 2 половины месяца. Если используют метод отклонений, рабочие дни в табеле не отражают. Если ячейка в табеле не заполнена, значит, этот день был рабочим.

Однако, если при заполнении табеля в отношении дистанционного сотрудника используют метод отклонений, могут возникнуть технические сложности, связанные с внесением информации в программу 1С и т. д. В данном случае лучше использовать метод сплошной регистрации явок и неявок.

• Доплата за работу: за что нужно платить сотрудникам сверх положенного

Ошибки, часто допускаемые при оформлении табеля учета рабочего времени

На первый взгляд, заполнить простую форму Т-12 или какой-либо ее аналог легко. Однако сотрудники, ведущие учет рабочего времени, допускают одни и те же ошибки. Например, вносят информацию о сотруднике, не указывая его должность или табельный номер.

Важно! Итоги проверок учетных документов ряда организаций показывают, что ответственные за ведение табеля лица часто не соблюдают правило сокращения рабочего дня перед праздником на 1 час. По факту сотрудники работают 7 законных часов. В документах же отмечена норма в 8 часов.

Есть и еще одна типичная ошибка, которую в компаниях допускают в основном по невнимательности: фиксируют праздничный день как рабочий. Кроме того, затруднения могут быть связаны с внесением сведений о времени, отработанном специалистом. Не забывайте, что в табель учета рабочего времени нужно включать все часы, которые внутренний совместитель отработал на каждой из своих должностей.

Если при проверке правильности оформления табеля вы выявляете ошибку, руководствуйтесь положениями п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть чертой. Сверху над зачеркнутыми обозначениями необходимо вписать корректные сведения и обозначить дату внесения исправлений. Далее сотрудник, откорректировавший табель, должен в нем расписаться (нужно также расшифровать подпись и указать должность).

Рассказывает практик

3 проблемы классической системы контроля рабочего времени сотрудников

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Работники производственных отделов ежедневно учитывали рабочее время: указывали в табеле, сколько времени (в часах) затратили на выполнение конкретных проектов, учебу, командировки и проч. В конце месяца табели сдавали непосредственному начальнику, который, в свою очередь, передавал документы в отдел учета, чей работник вносил сведения в систему, подготавливал сводные отчеты по проектам и сдавал их руководителям.

При сборе информации у нас возникало 3 основные проблемы:

1. Приходилось очень долго собирать статистические данные. Узнать фактически отработанное сотрудниками время удавалось в лучшем случае через неделю после завершения отчетного месяца. На проверку и утверждение табелей также уходило много времени.
2. Сложности были связаны и с получением промежуточных отчетов. Собирать статистические данные чаще чем раз в месяц мы не могли. И, если бы мы вели еженедельные отчеты, количество бумажных табелей возросло бы в 4 раза. Помимо этого, для анализа нужны сведения о каждом сотруднике. Но не все работники могут заполнить табель вне привычного графика, поскольку кто-то находится на больничном, а кто-то в командировке.
3. Заполнение табеля учета рабочего времени часто велось с ошибками. Например, сотрудники обозначали неверный номер договора или вид работ или же вовсе не учитывали рабочее время и в конце месяца заполняли табель в произвольном порядке.

Решить эти проблемы нам помогла автоматизированная система контроля учета рабочего времени.