Erstellung und Befüllung von Datenbanken in Microsoft Access. Erstellen und Auffüllen von Datenbanken in Microsoft Access Access für fortgeschrittene Lektionen

Willkommen in der Welt der Datenbanken

In diesem Kapitel… | Vielleicht haben Sie beim Betrachten des Microsoft Access-Symbols im Startmenü bereits versucht zu verstehen, warum es benötigt wird. Und da ist wohl jemand auf die Idee gekommen, eine Datenbank zu erstellen, aber es ist nicht klar, wo man anfangen soll. So oder so, Access ist genau das, was Sie brauchen!

Eine Übersicht über die Hauptfunktionen von Access

In diesem Kapitel… | Oft ist es der Beginn der Arbeit mit Access, der Einsteigern Schwierigkeiten bereitet. Selbst Lesern, die Tabellenkalkulationen und Texteditoren verwendet haben, aber noch nie Access verwendet haben, ist nicht immer klar, was eine Datenbank tut und wie sie funktioniert.

Erkunden des Hauptarbeitsfensters von Access

In diesem Kapitel… | In Kapitel 2, „Überblick über die Hauptfunktionen von Access“, wurde bereits auf die Benutzeroberfläche von Access eingegangen. Insbesondere wurden Elemente wie die Taskleiste, Symbolleisten und Menüs beschrieben. Machen wir uns nun mit seinem Hauptelement vertraut - dem Datenbankfenster.

Datenbankplanung

In diesem Kapitel… | Datenbank - eine Reihe von persistenten oder miteinander verbundenen Objekten. Beispielsweise können Informationen über Haushaltsgeräte und andere Gegenstände in einem normalen Notizbuch mit einer Zelle gespeichert werden. Und persönliche Daten von Freunden und Verwandten wie Adressen, Fahrdaten und Telefonnummern lassen sich in Notizbüchern oder Organizern aufbewahren. Tatsächlich sind sowohl das Notizbuch als auch das Notizbuch Datenbanken eines vereinfachten Typs.

Erstellung der ersten Tische

In diesem Kapitel… | Es ist an der Zeit, von der Vertrautheit mit Access zur aktiven Arbeit damit überzugehen. Wir haben die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten des Programms überprüft, das logische Konzept der Datenbank entwickelt und können jetzt mit der Erstellung von Tabellen beginnen. Wie Sie wissen, enthalten Tabellen Access-Daten.

Beziehungen verwenden

In diesem Kapitel… | Der Begriff Beziehung wird oft mehrdeutig interpretiert. In der Welt der relationalen Datenbanken bedeutet dies eine Beziehung zwischen zwei Datensätzen. Die Verwendung von Beziehungen in Datenbanken bietet einerseits völlig neue Möglichkeiten, bereitet andererseits aber selbst erfahrenen Anwendern oft Schwierigkeiten. Verwirrende Access-Links können jeden verärgern.

Abrufen von Daten mit Abfragen

In diesem Kapitel… | In diesem Stadium wird es Ihnen nicht schwer fallen, Informationen in die Tabelle einzugeben. Außerdem wissen Sie aus den vorherigen Kapiteln bereits, wie Sie Tabellen erstellen und mit ihnen arbeiten, wie Sie Daten in verschiedenen Tabellen mithilfe von Beziehungen verbinden.

Erstellen und Verwenden von Datenformularen

In diesem Kapitel… | Die Datenbank kann verschiedene Aufgaben erfüllen, und das Speichern von Informationen ist nur eine davon. Nachdem Sie die Prinzipien der Tabellenerstellung gemeistert haben, müssen Sie lernen, wie Sie Daten eingeben und ändern. Formulare sind das effektivste Mittel, um mit ihnen zu arbeiten, da sie es Ihnen ermöglichen, die Art der angezeigten Daten zu definieren und verschiedene Methoden zu ihrer Änderung bereitzustellen.

Drucken von Informationen mithilfe von Berichten

In diesem Kapitel… | Im Moment haben Sie bereits eine Datenbank sowie mehrere Tabellen mit grundlegenden Daten erstellt und gelernt, wie Sie Abfragen erstellen, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Jetzt wissen Sie, wie Sie die Benutzeroberfläche von Access Forms verwenden können, um Daten einzugeben, anzuzeigen und zu suchen.

Veröffentlichen von Daten im Web mithilfe von Seiten

In diesem Kapitel… | Für manche Menschen ist das Internet ein Ort der Unterhaltung oder ein beliebtes Hobby. Andere verbinden sich mit dem World Wide Web, um die schwerwiegendsten Probleme zu lösen. Leser, die Access durch dieses Buch lernen, werden kaum in der Lage sein, eine webfähige Anwendung zu erstellen, aber das ist kein Grund, sich nicht einmal für die Möglichkeit zu interessieren.

Tischaufbau

In diesem Kapitel… | Die Benutzeroberfläche von Access ist uns mittlerweile kein Rätsel mehr. Wir haben gelernt, wie man Objekte erstellt, die die Basis der Datenbank bilden, und haben einige Erfahrungen mit deren Einrichtung gesammelt.

Erweiterung des Umfangs der Anfragen

In diesem Kapitel… | In den vorherigen Kapiteln wurden Methoden zum Erstellen und Verwenden fast aller Access-Objekte beschrieben. Und obwohl schon ein langer Weg zurückgelegt wurde, ist es bis zum Ende noch sehr weit. | In diesem Kapitel werden wir über Abfragen sprechen, mit denen Sie mehr tun können, als nur Daten zu erhalten.

Der Hauptzweck dieses Programms besteht darin, Datenbanken zu erstellen und mit ihnen zu arbeiten, die sowohl an kleine Projekte als auch an große Unternehmen gebunden werden können. Mit seiner Hilfe können Sie bequem Daten verwalten, Informationen bearbeiten und speichern.

Das Anwendungspaket Microsoft Office - Access - wird verwendet, um mit Datenbanken zu arbeiten

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, müssen Sie natürlich eine vorhandene Datenbank erstellen oder öffnen.

Öffnen Sie das Programm und gehen Sie zum Hauptmenü, indem Sie auf den Befehl "Datei" klicken und dann den Punkt "Erstellen" auswählen. Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, haben Sie die Wahl zwischen einer leeren Seite, die eine Tabelle enthält, oder einer Webdatenbank, mit der Sie die integrierten Tools des Programms beispielsweise für Ihre Veröffentlichungen im Internet verwenden können.

Um die Erstellung einer neuen Datenbank so weit wie möglich zu vereinfachen, werden dem Benutzer außerdem Vorlagen zur Auswahl bereitgestellt, mit denen Sie eine Datenbank erstellen können, die sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentriert. Dies kann Ihnen übrigens helfen, schnell die gewünschte Tabellenform zu erstellen, ohne alles manuell einzurichten.

Füllen der Datenbank mit Informationen

Nachdem Sie die Datenbank erstellt haben, müssen Sie sie mit relevanten Informationen füllen, deren Struktur im Voraus durchdacht werden sollte, da die Funktionalität des Programms es Ihnen ermöglicht, Daten in verschiedenen Formen zu formatieren:

1. Nun ist die bequemste und gebräuchlichste Art der Informationsstrukturierung eine Tabelle. Tabellen in Access unterscheiden sich in ihren Möglichkeiten und Aussehen kaum von denen in Excel, was wiederum die Übertragung von Daten von einem Programm in ein anderes stark vereinfacht.
2. Die zweite Möglichkeit zur Eingabe von Informationen sind Formulare, sie ähneln Tabellen, bieten jedoch eine visuellere Anzeige von Daten.
3. Um Informationen aus Ihrer Datenbank zu berechnen und anzuzeigen, werden Berichte bereitgestellt, mit denen Sie beispielsweise Ihr Einkommen oder die Anzahl der Gegenparteien, mit denen Sie zusammenarbeiten, analysieren und berechnen können. Sie sind sehr flexibel und erlauben Ihnen beliebige Berechnungen, abhängig von den eingegebenen Daten.
4. Das Empfangen und Sortieren neuer Daten im Programm erfolgt über Abfragen. Mit ihrer Hilfe können Sie bestimmte Daten in mehreren Tabellen finden sowie Daten erstellen oder aktualisieren.

Alle oben genannten Funktionen befinden sich in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Erstellen". Dort können Sie auswählen, welches Element Sie erstellen möchten, und es dann im sich öffnenden „Designer“ individuell anpassen.

Erstellen einer Datenbank und Importieren von Informationen

Nachdem Sie eine neue Datenbank erstellt haben, sehen Sie nur noch eine leere Tabelle. Sie können es manuell ausfüllen oder es ausfüllen, indem Sie die erforderlichen Informationen aus dem Internet kopieren. Bitte beachten Sie, dass jede Information, die Sie eingeben, in einer separaten Spalte platziert werden sollte und jeder Eintrag eine persönliche Zeile haben sollte. Übrigens können Spalten umbenannt werden, um besser in ihrem Inhalt zu navigieren.

Wenn sich alle benötigten Informationen in einem anderen Programm oder einer anderen Quelle befinden, ermöglicht Ihnen das Programm, den Import von Daten anzupassen.

Alle Importeinstellungen befinden sich in einem separaten Tab im Control Panel mit dem Namen "Externe Daten". Hier werden im Bereich „Import und Verknüpfungen“ die verfügbaren Formate aufgelistet, darunter Excel-Dokumente, Access-Dokumente, Text- und XML-Dateien, Webseiten, Outlook-Ordner usw. Nach Auswahl des gewünschten Formats, aus dem Informationen übertragen werden, können Sie muss den Pfad zum Speicherort der Datei angeben. Wenn es auf einem Server gehostet wird, fordert das Programm Sie auf, die Serveradresse einzugeben. Während des Imports werden Sie auf verschiedene Einstellungen stoßen, die darauf ausgelegt sind, Daten korrekt an Access zu übertragen. Folgen Sie den Anweisungen des Programms.

Grundlegende Schlüssel und Tabellenbeziehungen

Beim Anlegen einer Tabelle vergibt das Programm automatisch jedem Eintrag einen eindeutigen Schlüssel. Standardmäßig hat es eine Namensspalte, die erweitert wird, wenn neue Daten eingegeben werden. Diese Spalte ist der Primärschlüssel. Zusätzlich zu diesen Primärschlüsseln kann die Datenbank auch Felder enthalten, die sich auf Informationen beziehen, die in einer anderen Tabelle enthalten sind.

Sie haben beispielsweise zwei Tabellen mit zugehörigen Informationen. Sie heißen beispielsweise „Tag“ und „Plan“. Indem Sie das Feld „Montag“ in der ersten Tabelle auswählen, können Sie es mit einem beliebigen Feld in der Tabelle „Plan“ verknüpfen, und wenn Sie den Mauszeiger über eines dieser Felder bewegen, sehen Sie die Informationen und die zugehörigen Zellen.

Beziehungen wie diese machen Ihre Datenbank leichter lesbar und erhöhen wahrscheinlich ihre Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.

Um eine Beziehung zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte „Datenbank-Tools“ und wählen Sie im Bereich „Beziehungen“ die Schaltfläche „Datenschema“. Im erscheinenden Fenster sehen Sie alle verarbeiteten Datenbanken. Beachten Sie, dass Datenbanken spezielle Felder für Fremdschlüssel haben müssen. Wenn Sie in unserem Beispiel in der zweiten Tabelle den Wochentag oder eine Zahl anzeigen möchten, lassen Sie ein leeres Feld und nennen Sie es „Tag“. Legen Sie auch das Format der Felder fest, da es für beide Tabellen gleich sein sollte.

Ziehen Sie dann bei geöffneten beiden Tabellen das Feld, das Sie verknüpfen möchten, in das speziell vorbereitete Fremdschlüsselfeld. Es erscheint das Fenster „Beziehungen bearbeiten“, in dem Sie separat ausgewählte Felder sehen. Um sicherzustellen, dass Daten sowohl in Bezugsfeldern als auch in Tabellen geändert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datenintegrität erzwingen.

Erstellung und Arten von Anfragen

Eine Abfrage ist eine Aktion in einem Programm, die es dem Benutzer ermöglicht, Informationen zu bearbeiten oder in die Datenbank einzugeben. Tatsächlich werden Anfragen in 2 Arten unterteilt:

1. Wahlanfragen, dank denen das Programm bestimmte Informationen erhält und Berechnungen anstellt.
2. Aktionsanforderungen, die Informationen zur Datenbank hinzufügen oder daraus entfernen.

Durch Auswahl von „Abfrageassistent“ auf der Registerkarte „Erstellen“ führt das Programm den Vorgang zum Erstellen einer bestimmten Art von Abfrage durch. Folge den Anweisungen.

Abfragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu organisieren, und beziehen sich immer auf bestimmte Informationen.

Beispielsweise können Sie eine Auswahlabfrage basierend auf bestimmten Parametern erstellen. Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Datum oder Tag in der Tabelle „Tag“ für den gesamten Zeitraum sehen möchten, können Sie eine ähnliche Abfrage einrichten. Wählen Sie das Element "Query Builder" und darin die gewünschte Tabelle aus. Standardmäßig erfolgt die Abfrage selektiv, das wird deutlich, wenn man sich die Symbolleiste mit der dort hervorgehobenen Schaltfläche „Auswählen“ ansieht. Damit das Programm genau das Datum oder den Tag sucht, das Sie benötigen, suchen Sie die Zeile "Auswahlbedingung" und geben Sie dort den Ausdruck [welcher Tag?] ein. Denken Sie daran, dass die Abfrage in quadratische Arme gesetzt werden muss und mit einem Fragezeichen oder einem Doppelpunkt enden muss.

Dies ist nur eine der Möglichkeiten zur Verwendung von Abfragen. Tatsächlich können sie auch verwendet werden, um neue Tabellen zu erstellen, Daten nach Kriterien zu filtern usw.

Formulare einrichten und verwenden

Durch die Verwendung von Formularen kann der Benutzer leicht Informationen für jedes Feld anzeigen und zwischen vorhandenen Datensätzen wechseln. Bei längerer Eingabe von Informationen erleichtert die Verwendung von Formularen die Arbeit mit Daten.

Öffnen Sie die Registerkarte "Erstellen" und suchen Sie den Punkt "Formular", durch Klicken darauf wird ein Standardformular basierend auf den Daten in Ihrer Tabelle angezeigt. Die angezeigten Informationsfelder unterliegen allen möglichen Änderungen, einschließlich Höhe, Breite usw. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn in der obigen Tabelle Beziehungen vorhanden sind, diese sehen und im selben Fenster neu konfigurieren können. Am unteren Rand des Programms sehen Sie Pfeile, mit denen Sie nacheinander jede Spalte Ihrer Tabelle öffnen oder sofort zur ersten und letzten gehen können. Jetzt ist jeder von ihnen ein separater Datensatz, dessen Felder Sie anpassen können, indem Sie auf die Schaltfläche "Felder hinzufügen" klicken. Auf diese Weise geänderte und eingegebene Informationen werden in der Tabelle und allen daran angehängten Tabellen angezeigt. Nachdem Sie das Formular eingerichtet haben, müssen Sie es speichern, indem Sie die Tastenkombination "Strg + S" drücken.

Erstellen Sie einen Bericht

Der Hauptzweck von Berichten besteht darin, dem Benutzer eine allgemeine Zusammenfassung der Tabelle bereitzustellen. Abhängig von den Daten können Sie absolut beliebige Berichte erstellen.

Das Programm ermöglicht es Ihnen, die Art des Berichts zu wählen, wobei mehrere zur Auswahl stehen:

1. Bericht – ein automatischer Bericht wird mit allen in der Tabelle bereitgestellten Informationen erstellt, die Daten werden jedoch nicht gruppiert.
2. Ein leerer Bericht ist ein leeres Formular, dessen Daten Sie selbst aus den erforderlichen Feldern auswählen können.
3. Berichtsassistent – ​​führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines Berichts und der Gruppierung und Formatierung von Daten.

In einem leeren Bericht können Sie Felder hinzufügen, löschen oder bearbeiten, sie mit den erforderlichen Informationen füllen, spezielle Gruppen erstellen, die dabei helfen, bestimmte Daten vom Rest zu trennen, und vieles mehr.

Das Obige sind alle Grundlagen, die Ihnen helfen werden, das Access-Programm selbst zu verwalten und anzupassen, aber seine Funktionalität ist ziemlich breit und ermöglicht eine feinere Abstimmung der hier besprochenen Funktionen.